Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Google Voice voor Google Workspace-gegevens worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).
Als u gegevens wilt bewaren die aan specifieke voorwaarden voor een bepaalde tijd voldoen, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens van alle accounts met een licentie voor een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.
Belangrijke informatie over bewaring voor Google Voice-gegevens
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te controleren welke spraakgegevens worden ondersteund in Vault.
Welke gegevens kunnen worden bewaard
Gedekt:
- Sms'jes
- Voicemails en transcripts
- Gesprekslijsten en opnamen
Niet gedekt:
- Voice-gegevens voor een nummer dat is toegewezen aan meer dan één gebruiker
- Voice-gegevens die vóór 5 juni 2019 (GMT-7) zijn gemaakt.
- Spraakgegevens voor accounts met licenties voor gearchiveerde gebruikers
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.
Hoe de bewaarperioden voor spraakgegevens worden berekend
De bewaarperiode wordt als volgt berekend:
- Sms'en: de bewaarperiode begint om 23:59 uur UTC-7 op de dag dat het bericht is verstuurd.
- Voicemails en voicemailtranscripts: de bewaarperiode begint wanneer het item is gemaakt.
- Gesprekslijsten en opnamen: de bewaarperiode begint op het moment dat het gesprek is gestart.
Het kan even duren voordat spraakgegevens zijn verwerkt en definitief zijn verwijderd
- Als u een bewaarregel voor Voice maakt of updatet, kan het 24 uur duren voordat de regel is doorgevoerd. Items die tijdens deze overgangsperiode door gebruikers zijn verwijderd, worden verwijderd. Deze kunnen niet worden hersteld.
- Als een bewaarperiode voorbij is, kan het 30 dagen duren voordat de betreffende gegevens zijn verwijderd uit Voice.
Een aangepaste bewaarregel instellen voor spraakgegevens
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer Voice als de service en klik op Doorgaan.
- Selecteer een organisatie-eenheid waarop u de regel wilt toepassen. Klik op het veld en klik op de organisatie-eenheid.
- (Optioneel) Als u de regel alleen wilt toepassen op bepaalde typen spraakgegevens, vinkt u de vakjes uit voor de gegevenstypen die u wilt uitsluiten.
- Klik op Doorgaan.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met de gegevens:
- Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, inclusief gegevens die nog niet zijn verwijderd, kiest u de 2e optie.
Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.
De standaard bewaarregel instellen voor Voice-gegevens
De standaard bewaarregel geldt voor Vault-gegevens die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Stem
.
- Kies hoelang gegevens moeten worden bewaard:
- Selecteer Onbeperkt om gegevens die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u gegevens na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met gegevens:
- Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, inclusief gegevens die nog niet zijn verwijderd, kiest u de 2e optie.
Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.